A. PLANOWANIE

• Zachęcamy do skorzystania z wiedzy i doświadczenia naszego zespołu przy opracowywaniu koncepcji wydarzenia.
• Oferujemy pomoc i doradztwo w stworzeniu budżetu.
• Rezerwujemy obiekty odpowiadające skali i charakterowi danego wydarzenia.

B. REALIZACJA I ZARZĄDZANIE

Zarządzamy rejestracją uczestników i oferujemy im wsparcie na wielu etapach przygotowania do konferencji – od technicznej pomocy przy rejestracji i realizacji płatności, po sugestie na temat dojazdu i zakwaterowania.

Zajmujemy się obsługą administracyjną i finansową, czyli m. in.:

• przyjmujemy opłaty konferencyjne,
• wystawiamy faktury dla uczestników,
• kupujemy bilety lotnicze lub zwracamy koszty podróży zaproszonym gościom.

Koordynujemy procedury przetargowe mające na celu wyłonienie podwykonawców realizujących poszczególne elementy wydarzenia, takie jak:

• catering oraz program imprez towarzyszących (bankiety, uroczyste przyjęcia)
• organizacja programu turystycznego (wycieczki, zwiedzanie miasta)
• usługi transportowe związane z realizowanym programem imprez
• przygotowanie materiałów konferencyjnych oraz oprawy plastycznej wydarzenia
• zapewnienie profesjonalnych tłumaczy i organizacja sprzętu do tłumaczenia symultanicznego
• rezerwacja miejsc hotelowych dla zaproszonych gości

Na każdym etapie przygotowań współpracujemy ze sponsorami, podwykonawcami i wystawcami. Dbamy o to, aby realizowane przez nich usługi odpowiadały najwyższym standardom i spełniały oczekiwania organizatorów i uczestników wydarzenia.

C. FINALIZACJA I ROZLICZENIE

• weryfikujemy faktury i realizujemy płatności za poszczególne usługi
• opracowujemy końcowe zestawienia dla organizatorów
• przygotowujemy finalne rozliczenie i zamknięcie wydarzenia